Para muchas organizaciones los viajes de negocios han
sido un permanente dolor de cabeza y origen de pérdidas económicas por la
carencia de controles y políticas claras acerca del tipo de gasto y el monto
que se autoriza en la corporación.
Sabemos que el abuso son las acciones que tienen el
propósito de enriquecimiento personal a través del uso inapropiado o la
sustracción de recursos y/o activos de una organización por parte de una
persona. En la mayoría de los casos, las personas que toman tales recursos consideran
que su actuar es ético dado que la empresa ha pagado por tales recursos o porque
son considerados como gastos.
Los abusos se persiguen o detectan a través del conocimiento
de la empresa, donde unos estados financieros bien clasificados y detallados
pueden arrojar información valiosa acerca del incremento de partidas contables
que mueven la caja como en este caso lo son los gastos de viaje.
Los gastos de viajes y de representación son ese tipo
de gastos que desbordan los presupuestos anuales cuando no hay control y donde
se requiere más que sentido común para detectar las prácticas usadas por los
defraudadores. La duplicación de facturas viaje tras viaje, uso de la copia y
original de los documentos, duplicación de gastos, alteración de valores,
gastos ficticios, pagos en efectivo y con tarjeta de crédito, entre otros son
una simple muestra de todo lo que un empleado altamente creativo puede usar
para sacar provecho de los recursos de la organización a través de los viajes
de negocios que se convierten en viajes de placer.
Sin embargo, este tipo de prácticas está relacionada a
mayor escala con empleados de “Alta
confianza” o ejecutivos cuyos ingresos laborales están muy alejados de las
expectativas de cualquier salario mínimo, y aunque éste comportamiento debe
sorprender, recordemos que las estadísticas no mienten con respecto al fraude
de cuello blanco en las organizaciones donde a mayor nivel salarial o alto
nivel en la jerarquía, mayores serán las pérdidas por fraude.
Es por ello que para evitar cualquier anomalía, mal
entendido, errores, excusas y explicaciones innecesarias en los viajes laborales,
las empresas deben tener políticas claras sobre los gastos permitidos en los
viajes de negocios, cómo también el tipo de documento o soporte que se
reembolsará. Igualmente, dicha política debe darse a conocer desde el inicio de
la relación laboral y para todos los empleados sin importar si están o no programados
para futuros viajes.
Evite cabos sueltos en los viajes de negocios y no
permita que el empleado tenga el control de los gastos más representativos como
el hospedaje y transporte aéreo. Para ello, la empresa debe tener un área de
negocios que coordine directamente este tipo de rubros, horarios y
documentación. Es obligación de la empresa conocer los lugares donde el
empleado o ejecutivo estará hospedado y la empresa de transporte con la cual
viaja, dado que tal empleado está ejecutando actividades laborales por fuera de las instalaciones de la
empresa.
Las reglas acerca de los familiares o acompañantes
deben estar incluídas y con límites específicos. De igual manera el tiempo
extra que los empleados pueden tomar por fuera de las actividades laborales debe
considerarse dentro de las políticas de viaje, ya que este tiempo no está
relacionado con la prestación de sus servicios y por ende el estatus de los
seguros y/o seguridad social del empleado se debe ajustar. Accidentes y
tragedias pasan todos los días, por lo tanto la empresa debe conocer el riesgo
que asume cuando un empleado está representando la organización y cuando el mismo
empleado aprovecha el viaje para actividades extra laborales.
Los soportes de los viajes de negocios deben estar
estandarizados en la política de viajes como también los tipos de aprobación
para su reembolso. Se debe determinar el límite de los gastos diarios de alimentación
y transporte urbano para evitar sobrecostos. Las atenciones a clientes o gastos
de representación deben estar acorde a la regulación global y local para evitar
cualquier situación relacionada con el pago de favorecimientos o corrupción.
Entre los negocios y el placer hay una línea delgada
que los abusadores constantemente manipulan para sacar provecho tanto en tiempo
como en dinero. De ahí, que las políticas para viajes de negocios y gastos de presentación
son medidas disuasivas que deben incorporar fuertes sanciones y la cero
tolerancia a cualquier acto que denote un fraude. Tales políticas deben ser
cumplidas y ejemplarizadas por todo el personal de la organización sin excepción
alguna, ya que la percepción del control debe ser más fuerte que el placer de
cometer un fraude.
