A llegado la hora de repensar nuestros informes de auditoría interna
By: Nahun Frett
Hace un par de semanas durante un vuelo de siete horas de Panamá a Buenos Aires, como tenía tiempo libre me puse a hojear en mi IPad la última edición de la Revista“Internal Auditor” de octubre del 2015, y vi un artículo de Guillaume Litvak – Director de Auditoría Interna en Technicolor en Paris, el cual presentaba una reflexión poderosa:
“¿Cuánto tiempo dedica la gerencia ejecutiva a leer el informe final de auditoría?
¿Tal vez entre unos 30 segundos y dos minutos?
Debemos crear nuestros informes considerando los horarios agitados y las responsabilidades de nuestros clientes. Debemos priorizar la información a incluir en el informe, transmitir la información brevemente y mejorar la presentación del contenido con el uso efectivo de imágenes. No tiene sentido trabajar duro por varias semanas, entrevistar a decenas de personas y analizar cientos de documentos solo para producir un informe de auditoría que nadie lee.”
Estas palabras me hicieron pensar que es imperativo invertir tiempo, inmediatamente, en el perfeccionamiento de nuestros informes, debido a que los mismos se encuentran en muchos casos petrificados, en un estado de hibernación, debido al uso de formatos obsoletos pertenecientes al siglo pasado, y por lo general terminan convirtiéndose en una reliquia cuya tarea principal es salmodiar viejas políticas y procedimientos que ya nadie recuerda.
Es el momento de olvidar viejos esquemas, necesitamos desarrollar un informe que pueda alinearse a las necesidades del lector y de nuestra organización. Tenemos la responsabilidad de diseñar un documento que transmita un mensaje relevante que pueda ser comprendido por todas las partes interesadas.
Tenemos la imperiosa necesidad de desarrollar un informe que tenga un impacto significativo en el lector en los primeros treinta segundos o antes, que el usuario tenga el mismo en sus manos o lo observe a través de la pantalla del computador. La realidad es que si deseamos tener éxito, tenemos que desarrollar una cubierta que atraiga, una primera página que presente un resumen ejecutivo, que pueda atrapar la atención de nuestros clientes de forma inmediata.
Piense en las toneladas de correspondencia, reportes, documentos e emails que usted recibe en una semana:
¿Cuáles usted lee inmediatamente y cuáles usted aparta,
tanto física como mentalmente, para leerlos luego?
La pregunta es:
¿Desea usted que su informe de auditoría sea colocado
en la pila de papeles que serán leídos más tarde?
La respuesta: Claro que no. Si usted quiere que su informe sea tratado como un asunto de urgencia, debe de capturar la atención de su cliente inmediatamente.
Para repensar nuestro reporte debemos tomar en consideración lo siguiente:
¿Poseen sus informes un diseño con un impacto visual apropiado?
¿Contienen mejoras significativas a los procesos examinados?
¿Se identifican áreas con controles excesivos o con controles innecesarios?
¿La reacción originada es la implementación de las recomendaciones propuestas?
¿Agregan nuestros informes valor real para nuestros clientes?
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