Viajes de Negocios… Placeres fraudulentos

Para muchas organizaciones los viajes de negocios han sido un permanente dolor de cabeza y origen de pérdidas económicas por la carencia de controles y políticas claras acerca del tipo de gasto y el monto que se autoriza en la corporación.

Sabemos que el abuso son las acciones que tienen el propósito de enriquecimiento personal a través del uso inapropiado o la sustracción de recursos y/o activos de una organización por parte de una persona. En la mayoría de los casos, las personas que toman tales recursos consideran que su actuar es ético dado que la empresa ha pagado por tales recursos o porque son considerados como gastos.

Los abusos se persiguen o detectan a través del conocimiento de la empresa, donde unos estados financieros bien clasificados y detallados pueden arrojar información valiosa acerca del incremento de partidas contables que mueven la caja como en este caso lo son los gastos de viaje.

Los gastos de viajes y de representación son ese tipo de gastos que desbordan los presupuestos anuales cuando no hay control y donde se requiere más que sentido común para detectar las prácticas usadas por los defraudadores. La duplicación de facturas viaje tras viaje, uso de la copia y original de los documentos, duplicación de gastos, alteración de valores, gastos ficticios, pagos en efectivo y con tarjeta de crédito, entre otros son una simple muestra de todo lo que un empleado altamente creativo puede usar para sacar provecho de los recursos de la organización a través de los viajes de negocios que se convierten en viajes de placer.

Sin embargo, este tipo de prácticas está relacionada a mayor escala con empleados de “Alta confianza” o ejecutivos cuyos ingresos laborales están muy alejados de las expectativas de cualquier salario mínimo, y aunque éste comportamiento debe sorprender, recordemos que las estadísticas no mienten con respecto al fraude de cuello blanco en las organizaciones donde a mayor nivel salarial o alto nivel en la jerarquía, mayores serán las pérdidas por fraude.

Es por ello que para evitar cualquier anomalía, mal entendido, errores, excusas y explicaciones innecesarias en los viajes laborales, las empresas deben tener políticas claras sobre los gastos permitidos en los viajes de negocios, cómo también el tipo de documento o soporte que se reembolsará. Igualmente, dicha política debe darse a conocer desde el inicio de la relación laboral y para todos los empleados sin importar si están o no programados para futuros viajes.

Evite cabos sueltos en los viajes de negocios y no permita que el empleado tenga el control de los gastos más representativos como el hospedaje y transporte aéreo. Para ello, la empresa debe tener un área de negocios que coordine directamente este tipo de rubros, horarios y documentación. Es obligación de la empresa conocer los lugares donde el empleado o ejecutivo estará hospedado y la empresa de transporte con la cual viaja, dado que tal empleado está ejecutando actividades laborales por fuera de las instalaciones de la empresa.

Las reglas acerca de los familiares o acompañantes deben estar incluídas y con límites específicos. De igual manera el tiempo extra que los empleados pueden tomar por fuera de las actividades laborales debe considerarse dentro de las políticas de viaje, ya que este tiempo no está relacionado con la prestación de sus servicios y por ende el estatus de los seguros y/o seguridad social del empleado se debe ajustar. Accidentes y tragedias pasan todos los días, por lo tanto la empresa debe conocer el riesgo que asume cuando un empleado está representando la organización y cuando el mismo empleado aprovecha el viaje para actividades extra laborales.                                      

Los soportes de los viajes de negocios deben estar estandarizados en la política de viajes como también los tipos de aprobación para su reembolso. Se debe determinar el límite de los gastos diarios de alimentación y transporte urbano para evitar sobrecostos. Las atenciones a clientes o gastos de representación deben estar acorde a la regulación global y local para evitar cualquier situación relacionada con el pago de favorecimientos o corrupción.

Entre los negocios y el placer hay una línea delgada que los abusadores constantemente manipulan para sacar provecho tanto en tiempo como en dinero. De ahí, que las políticas para viajes de negocios y gastos de presentación son medidas disuasivas que deben incorporar fuertes sanciones y la cero tolerancia a cualquier acto que denote un fraude. Tales políticas deben ser cumplidas y ejemplarizadas por todo el personal de la organización sin excepción alguna, ya que la percepción del control debe ser más fuerte que el placer de cometer un fraude.