viernes, 7 de octubre de 2016
miércoles, 5 de octubre de 2016
Abuso, un fraude por descubrir
ACFE (Association of Certified Fraud Examiner)
conceptualiza el fraude como las actividades y/o acciones que tienen el
propósito de enriquecimiento personal a través del uso inapropiado o la
sustracción de recursos y/o activos de una organización por parte de una
persona. Es decir, ACFE tiene en cuenta el mal uso o abuso de los bienes de una
entidad en beneficio de un sujeto. Por lo tanto, el abuso es tenido en cuenta
como Fraude. Los casos de abuso dependen del tipo de empresa, las políticas
implementadas y la cultura organizacional.
Los autores de fraudes suelen utilizar una variedad de
excusas para aliviar la culpabilidad de sus estados mentales y justificar su
actuar. Para ellos, tomar dinero de la caja de la empresa, robar el inventario
o distorsionar la información contable siempre tendrá un sentido altruista para
mejorar su situación personal o de otras personas. Por ejemplo, en un caso de
malversación, el perpetrador dirá que nunca tuvo la intención de tomar el
dinero de manera fraudulenta, ya que era sólo un préstamo temporal y estaba
dispuesto a pagarlo tan pronto como pudiera. Sin embargo, un abusador usa
inapropiadamente los bienes e insumos de la empresa y considera incluso que no
es un fraude.
Infortunadamente, los abusos o mal uso de los activos
de la compañía no se reflejan directamente como un faltante tal como se puede
detectar con el inventario, dinero, cheques o información. El abuso o mal uso se
camufla o mimetiza dentro de los gastos de la Organización ocasionando una distorsión
grave del gasto real de la corporación y por ende afectando negativamente las utilidades.
Los defraudadores proclaman su inocencia comúnmente al
negar un estado mental culpable, pero un abusador es indiferente y desangra lentamente
sin necesidad de ocultar o engañar a alguien. Las consecuencias del abuso se
diluyen entre la normalidad de las operaciones empresariales; de ahí que muchos
abusadores confiesan que el uso inapropiado de los activos e insumos de la
empresa hace parte de su diario laboral y que la empresa no se resiente
económicamente. Es por ello que los abusadores con su indiferencia consciente son
en muchas ocasiones difíciles de identificar y el desastre su actuar casi
imposible de cuantificar.
Así las cosas, la única forma de controlar a un
abusador y su conducta imprudente es controlando los activos y gastos. La
persecución laboral no funciona y menos aun cuando en ciertos casos el control
personal se confunde con acoso laboral. La clave para cualquier empresario es
definitivamente el control y la protección a través del reglamento interno de
trabajo o código para empleados.
·
Tome nota de las siguientes recomendaciones para
evitar que las utilidades de su empresa se disuelvan en las manos del abusador.
·
Detecte los insumos que son más susceptibles a mal uso
o abuso, tales como los insumos de papelería, aseo, cafetería y material de
empaque.
·
Establezca estrategias de sensibilización sobre el uso
justo de los insumos en la cual los empleados se comprometan con metas reales.
·
Escuche y en lo posible tenga presente las propuestas
que los buenos y leales empleados tienen para la organización.
·
Implemente GPS o cualquier sistema de rastreo para los
vehículos de la empresa y haga seguimiento al consumo de combustible y aceite.
Quizás es momento de tener vehículos más eficientes y amigables con el medio
ambiente.
·
Regularice la caja menor o los gastos menores de la
empresa a través de un manual que le permite controlar los conceptos y montos allí
pagados.
·
Estandarice los gastos de viaje como hoteles y
alimentación. Investigue y tenga un promedio del costo de vida por ciudad sin
afectar la dignidad del empleado o trabajador.
·
Compre los tiquetes de viajes desde la empresa a
través de una agencia que le garantice precios competitivos y legalidad del
tiquete.
·
Si tiene gastos de representación, replantee el monto
y motivo para estar acorde a la regulación global sobre corrupción.
·
Incluya en el inventario los insumos, material de
empaque, uniformes y herramientas, de modo que se pueda realizar seguimiento y
conteo de la misma forma que se hace para los bienes destinados a la venta.
·
Destine un lugar de almacenaje para los insumos de
aseo, cafetería, papelería, uniformes, herramientas y todo lo que sea susceptible
de gasto.
·
Asigne personal responsable para administrar los
artículos que son objeto de abuso y asigne documentos de salidas para descargar
el inventario.
·
Elabore indicadores de consumo semanal, por área, departamento,
persona, número de copias, hojas impresas, horas, kilómetros, entre otros.
Identifique desviaciones y actúa inmediatamente en la corrección. Recuerde lo
que no se mide, no se controla.
·
Incluya en el reglamento interno una sección sobre el
abuso laboral y fraude ocupacional con las respectivas sanciones. En general,
los reglamentos son un buen mecanismo de disuasión para los abusadores.
·
Genere una cultura organización donde la racionalización
de los gastos brinde estabilidad para todos los empleados.
Un perpetrador que comete fraude laboral podría
afirmar que su intención personal se justifica en la devolución de lo tomado,
actuando incluso con el conocimiento de la debilidad de los controles internos para
obtener ganancias financieras causando daños a la organización. Mientras que un
abusador no mide las consecuencias de su comportamiento y actúa con indiferencia
consciente tomando de la empresa elementos que a primera vista son de poca
importancia o no tienen control. La imprudencia de un abusador no tiene límites
y en algunos casos las consecuencias de su comportamiento son inmedibles; su irresponsable
percepción sobre el consumo conlleva al desvió financiero de la organización
por caminos de pérdidas y desperdicios. Controle los gastos y todo aquellos que
sea objeto del abuso laboral y evite a toda costa que los abusadores se tomen
la empresa con fines fraudulentos.
martes, 4 de octubre de 2016
31 Circunstancias que contribuyen al fraude en su organización
By: Consuelo Diguglielmo CAMS, CFE, CP
De los cuatro elementos de fraude, presión, racionalización, oportunidad y capacidad, el peor es la oportunidad. Muchas veces las compañías inducen a sus empleados a cometer crímenes que ellos ni siquiera hubieran considerado. Algunos fraudes se perpetran y se perpetúan debido a la oportunidad, algunos ejemplos:
1. Estar demasiado familiarizado con las operaciones (incluyendo encubrimiento capacidades y en una posición de confianza, sin ninguna clase de supervisión)
2. Relación cercana con proveedores y otras personas clave
3. Una empresa que no informa a los empleados acerca de las normas o medidas adoptadas para combatir el fraude
4. La rápida rotación de los empleados clave, ya sea por renuncia o despido
5. No hay vacaciones obligatorias, rotación periódica, o transferencia de los empleados clave
6. Falta de políticas de personal basadas en buenas prácticas, y procesos adicionales de escrutinio para la selección en la contratación de nuevos empleados en puestos de manejo y confianza. Por ejemplo, conocer el historial de crédito, antecedentes criminales, y verificación de todas las referencias a través de terceros
7. La ausencia de políticas de personal explicitas y uniformes que sean de conocimiento de todos los empleados
8. No existen registros de actos deshonestos o medidas disciplinarias
9. No se requiere que ejecutivos revelen información material e importante que impactaría las decisiones de inversionistas o posibles inversionistas
10. Una gestión deshonesta o excesivamente dominante, controlada por unos pocos
11. Operar en crisis, “apagando incendios” todo el tiempo
12. No prestar atención a los detalles. Los auditores forenses ven más allá de los números o buscan más allá de los registros para determinar la posibilidad de que fraude ha existido, está ocurriendo, o va a ocurrir
13. Poco realistas las medidas de productividad y de resultados de gestión
14. Las malas prácticas de compensación, donde se evidencia injusticia, lo cual fomenta un clima de animadversión contra la organización
15. La falta de seguridad y protección de los documentos y bienes de la compañía al interior y exterior.
16. Falta de programas de formación. Los empleados pueden cometer fraude en nombre de la empresa y es necesario estar alerta a algunos indicadores o “red flags” que podrían evidenciar la existencia de estas situaciones. Algunas circunstancias que pueden contribuir a la presencia de fraude en una organización son:
17. Operaciones vinculadas
18. Una estructura empresarial compleja que pretende hacer perder la pista de transacciones sospechosas
19. Equipo de auditoría interna ineficaz que no planea procedimientos para detectar fraude en la organización
20. Una empresa altamente computarizada y sin los debidos controles en los sistemas de información
21. Una empresa atípica o una industria “hot”. No existen precedentes de desempeño ya que es nueva en el mercado y puede ser el resultado de un mercadeo agresivo para posicionar esta industria
22. Una empresa que utiliza varias firmas de auditoría o alta rotación en las firmas de auditoría
23. Una empresa que se niega a proveer lo que los auditores necesitan para llevar a cabo sus dictámenes
24. Una empresa que utiliza varios asesores jurídicos en diferentes áreas y cambia a menudo sus asesores legales, puede ser un indicador de que la empresa está involucrada en prácticas ilegales que una vez descubiertas por abogados que no quieren comprometer sus principios rescinden sus servicios
25. Una empresa que utiliza un número inusualmente grande de los bancos diferentes, lo que implica que la situación real de la empresa no se muestra a través de ninguno de ellos
26. Problemas con varias agencias reguladoras como la administración de impuestos
27. Transacciones inusuales al final del año
28. Un inadecuado sistema de control interno o la no ejecución de los controles internos existentes. De nada sirve tener los controles si ellos no van a ser aplicados y monitoreados
29. Prácticas contables indebidas fuera de los principios contables generalmente aceptados
30. Desorden en el manejo de los records contables y falta de personal suficiente en el departamento de contabilidad
31. Una empresa que inadecuadamente da a conocer en sus revelaciones a los estados financieros practicas cuestionables o inusuales en el manejo de su contabilidad.
Son innumerables los indicadores de fraude que pueden estar a la vista de directivos y empleados pero que son ignorados o simplemente pasan desapercibidos. Un excelente programa de auditoria forense y prevención de fraude ayuda a crear conciencia y alertar a todos en la organización. Crear una política de cero tolerancia al fraude es la mejor medida de prevenirlo. Recuerde, prevenir es siempre mejor que detectar e investigar.
Consuelo Diguglielmo CAMS, CFE, CP: Es especialista Certificado en Anti Lavado de Activos, Examinador Certificado de Fraude y Contador Público. Graduada en el 2006 de University of South Florida en los Estados Unidos y de las Universidades Central y Católica de Colombia en Bogotá.
A llegado la hora de repensar nuestros informes de auditoría interna
By: Nahun Frett
Hace un par de semanas durante un vuelo de siete horas de Panamá a Buenos Aires, como tenía tiempo libre me puse a hojear en mi IPad la última edición de la Revista“Internal Auditor” de octubre del 2015, y vi un artículo de Guillaume Litvak – Director de Auditoría Interna en Technicolor en Paris, el cual presentaba una reflexión poderosa:
“¿Cuánto tiempo dedica la gerencia ejecutiva a leer el informe final de auditoría?
¿Tal vez entre unos 30 segundos y dos minutos?
Debemos crear nuestros informes considerando los horarios agitados y las responsabilidades de nuestros clientes. Debemos priorizar la información a incluir en el informe, transmitir la información brevemente y mejorar la presentación del contenido con el uso efectivo de imágenes. No tiene sentido trabajar duro por varias semanas, entrevistar a decenas de personas y analizar cientos de documentos solo para producir un informe de auditoría que nadie lee.”
Estas palabras me hicieron pensar que es imperativo invertir tiempo, inmediatamente, en el perfeccionamiento de nuestros informes, debido a que los mismos se encuentran en muchos casos petrificados, en un estado de hibernación, debido al uso de formatos obsoletos pertenecientes al siglo pasado, y por lo general terminan convirtiéndose en una reliquia cuya tarea principal es salmodiar viejas políticas y procedimientos que ya nadie recuerda.
Es el momento de olvidar viejos esquemas, necesitamos desarrollar un informe que pueda alinearse a las necesidades del lector y de nuestra organización. Tenemos la responsabilidad de diseñar un documento que transmita un mensaje relevante que pueda ser comprendido por todas las partes interesadas.
Tenemos la imperiosa necesidad de desarrollar un informe que tenga un impacto significativo en el lector en los primeros treinta segundos o antes, que el usuario tenga el mismo en sus manos o lo observe a través de la pantalla del computador. La realidad es que si deseamos tener éxito, tenemos que desarrollar una cubierta que atraiga, una primera página que presente un resumen ejecutivo, que pueda atrapar la atención de nuestros clientes de forma inmediata.
Piense en las toneladas de correspondencia, reportes, documentos e emails que usted recibe en una semana:
¿Cuáles usted lee inmediatamente y cuáles usted aparta,
tanto física como mentalmente, para leerlos luego?
La pregunta es:
¿Desea usted que su informe de auditoría sea colocado
en la pila de papeles que serán leídos más tarde?
La respuesta: Claro que no. Si usted quiere que su informe sea tratado como un asunto de urgencia, debe de capturar la atención de su cliente inmediatamente.
Para repensar nuestro reporte debemos tomar en consideración lo siguiente:
¿Poseen sus informes un diseño con un impacto visual apropiado?
¿Contienen mejoras significativas a los procesos examinados?
¿Se identifican áreas con controles excesivos o con controles innecesarios?
¿La reacción originada es la implementación de las recomendaciones propuestas?
¿Agregan nuestros informes valor real para nuestros clientes?
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